Księgowość

by empressia

Zerowy PIT dla młodych

Od 1 sierpnia 2019 roku część Polaków, która nie osiągnęła 26. roku życia, będzie zarabiać więcej. Co jednak trzeba zrobić i jakie warunki spełnić, by dotyczył nas zerowy PIT? Zgodnie z założeniami rządu PIT zerowy ma być zachętą dla Polaków, by pozostali w kraju, zamiast wyjeżdżać za granicę w celu uzyskania wyższych zarobków. Zwolnienie z podatku dochodowego nie dotyczy jednak wszystkich. Jeśli chcesz wiedzieć, co zrobić, by zarabiać więcej już w tym roku, przeczytaj nasz kompleksowy poradnik.

Kogo obejmuje zerowy PIT?

Zerowy PIT dla młodych to wynik nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, którą prezydent Andrzej Duda podpisał 24 lipca. Na mocy nowych przepisów 1 sierpnia wszedł w życie tzw. zerowy PIT dla młodych. Jest to zwolnienie z podatku dochodowego, obejmujące kwoty wynagrodzeń, które uzyskują osoby do momentu ukończenia 26. roku życia. Ustawa przewiduje jednak dodatkowe warunki związane ze zwolnieniem. Przede wszystkim zwolnione z opodatkowania są:

• dochody nieprzekraczające kwoty 85 528,00 złotych rocznie;
• dochody otrzymywane z umów o pracę (także nakładczą i spółdzielczą), ze stosunku służbowego oraz umowy zlecenia

Tym samym opodatkowane na dotychczasowych zasadach będą:

• dochody z umów o dzieło,
• dochody młodych przedsiębiorców,
• świadczenia socjalne, macierzyńskie,
• odszkodowania z tytułu skrócenia czasu wypowiedzenia oraz nieprawidłowego rozwiązania stosunku pracy,
• niektóre stypendia i środki alimentacyjne,
• wynagrodzenia z tytułu studenckich umów stażowych i umów o praktyki absolwenckie.

Nie ma znaczenia, ile umów o pracę lub zlecenia podpisała dana osoba – obowiązuje jedynie limit uzyskiwanych dochodów ze wszystkich umów.

Zerowy PIT dla młodych w 2019 roku

Ponieważ ustawa wprowadzająca PIT zerowy wchodzi w życie w trakcie trwania roku, do grudnia 2019 zwolnienie z PIT będzie wyglądało inaczej niż w 2020 roku. Przede wszystkim:

• limit dochodów, które nie będą opodatkowane, wynosi 35 636,67 (5/12 z 85 528,00),
• zwolnienie z PIT w 2019 roku nie jest dorozumiane – by pracodawca lub zleceniodawca (płatnik) nie pobierał zaliczki na podatek dochodowy, trzeba złożyć odpowiednie oświadczenie – jego wzór można znaleźć w internecie; jeśli tego nie zrobimy, to kwoty pobrane jako zaliczki zostaną nam zwrócone dopiero po rozliczeniu PIT za 2019 rok. Od stycznia 2020 roku zaliczki nie będą pobierane automatycznie.

Warto podkreślić, że ustawa ma zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 sierpnia 2019, dlatego obejmie także wynagrodzenie za lipiec, pod warunkiem, że otrzymaliśmy je do dyspozycji 1 sierpnia lub później.

Kto i ile zyska na zerowym PIT dla młodych?

Zerowy PIT dla młodych w żaden sposób nie wpłynie na finanse pracodawców – kwota na zaliczki na podatek dochodowy, którą dotychczas odprowadzali na konto Urzędu Skarbowego, trafi do pracownika lub zleceniobiorcy. Najwięcej zyskają studenci współpracujący z firmami na podstawie umów zlecenia – dla nich kwota brutto będzie jednocześnie kwotą wypłacaną na konto. Z kolei pracownicy na etatach zyskają od 125 do nieco ponad 500 złotych miesięcznie, ponieważ w ich przypadku wciąż będą odprowadzane składki ubezpieczeniowe (rentowe i emerytalne) oraz zdrowotne.

Zerowy PIT a zeznanie podatkowe – kto musi je wypełnić?

W 2019 roku PIT będą musieli złożyć wszyscy pracownicy i zleceniobiorcy – wszystko dlatego, że dochody uzyskane do 31 lipca 2019 podlegają opodatkowaniu bez żadnych zmian. Od 2020 roku zobowiązani do składania rocznego zeznania będą:

• osoby do 26. roku życia, jeśli uzyskały dochody wyższe niż 85 528 złotych w ciągu roku (będą wykazywać jedynie dochody stanowiące nadwyżkę ponad tę kwotę),
• osoby, które w danym roku podatkowym ukończyły 26 lat (w stosunku do dochodów uzyskanych po ukończeniu 26. roku życia).

Tym samym pracownicy i zleceniobiorcy, którzy uzyskają w danym roku dochody nieprzekraczające 85 528 złotych, nie będą od 2020 roku wypełniać zeznania podatkowego.

Z kolei pracodawca i zleceniodawca, jako płatnicy, muszą wykazać w formularzu PIT-11 wszystkie wypłacone kwoty, również te, które nie podlegają opodatkowaniu w związku z zerowym PIT dla osób do 26. roku życia. Największe obciążenie po zmianach spada właśnie na płatników – to oni muszą pamiętać o przelewaniu wyższych kwot na konta pracowników i obliczać nową wysokość wynagrodzeń. Jeśli chcesz, by takie obliczenia wykonali profesjonaliści, zainwestuj w kadry i płace oraz usługi księgowe, które świadczy przedsiębiorcom biuro rachunkowe w Poznaniu.

by empressia

Biuro rachunkowe czy własna księgowość – co wybrać?

Zamierzasz otworzyć swoją firmę albo już ją otworzyłeś i zastanawiasz się, czy własna księgowość to dobry pomysł? A może wolisz zdecydować się na współpracę ze specjalistami, tylko nie wiesz, jakie biuro rachunkowe wybrać? Poznaj wady i zalety samodzielnego prowadzenia księgowości oraz inwestycji w usługi biura księgowego w małej i średniej firmie. Wówczas zyskasz rzetelną wiedzę, dzięki której będziesz mógł podjąć właściwą decyzję.

Własna księgowość – czy generuje jakieś koszty?

Uważasz, że własna księgowość, prowadzona bez pomocy specjalisty, nie generuje żadnych kosztów? Rzeczywistość może Cię rozczarować. Nawet jeśli rozliczasz się za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów lub prowadzisz jedynie jednoosobową działalność gospodarczą, nie zatrudniając pracowników, musisz wypełnić liczne obowiązki, które pochłaniają cenny czas. W wielu przypadkach może przydać CI się fachowa literatura, która wcale nie jest tania. I chociaż samodzielne prowadzenie księgowości nie wymaga posiadania żadnego certyfikatu, to wiąże się z odpowiedzialnością za błędy, również finansową. Jeśli Urząd Skarbowy nałoży na nas grzywnę za niedopełnienie terminu lub błąd w wyliczeniach, możemy ponieść duże koszty. Co więcej, własna księgowość sprawia, że tracimy cenny czas, który moglibyśmy poświęcić na rozwijanie biznesu, czyli na działalność, w której jesteśmy ekspertami. Samodzielne prowadzenie księgowości ma jednak jedną zaletę – ogranicza koszty księgowe, ponieważ nie musimy nikomu płacić za rozliczenia.

A może księgowa na etacie?

Jednym z rozwiązań jest zatrudnienie księgowej na etacie. Duże podmioty gospodarcze decydują się na dział księgowości w firmie – jest to opłacalne rozwiązanie w rozbudowanych, wielooddziałowych spółkach, gdyż samodzielne prowadzenie pełnej księgowości generuje bardzo wiele obowiązków i wiąże się z koniecznością szczegółowego wypełniania dokumentów. Liczne rozliczenia pojawiają się także wówczas, gdy zatrudniamy pracowników. Dlatego w przypadku niewielkich podmiotów korzystniejszy wydaje się outsourcing księgowości.

Outsourcing księgowości – korzyści

Nie musisz zatrudniać księgowej, by móc rozwijać swoją działalność bez konieczności zamartwiania się rozliczeniami podatkowymi i skarbowymi. Rozwiązaniem jest outsourcing usług księgowych, który:

• generuje mniejsze koszty księgowości niż w przypadku zatrudnienia księgowej na etacie,
• pozwala skupić się na głównym przedmiocie działalności, a księgowość pozostawić profesjonalistom,
• nie wymaga przechowywania dokumentów w naszym biurze – może to robić za nas biuro księgowe,
• wyłącza odpowiedzialność za błędy, za które odpowiada, jako profesjonalista, księgowy, który jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej,
• nie wymaga prowadzenia rekrutacji oraz ponoszenia ryzyka związanego z zatrudnieniem,
• nie wiąże się z zakupem programów księgowych, niezbędnych urządzeń oraz fachowej literatury i koniecznością wykupienia dostępu do portali podatkowo-księgowych,
• pozwala zyskać wsparcie profesjonalistów, którzy wciąż podnoszą swoje kwalifikacje i aktualizują wiedzę, uczestnicząc w szkoleniach,
• sprawia, że unikamy kontroli z Urzędu Skarbowego oraz kontaktu z urzędnikami i sądami – reprezentuje nas biuro rachunkowe.

Kontakt z biurem księgowym – online czy stacjonarnie?

Podjąłeś decyzję, że chcesz wybrać usługi księgowe prowadzone przez profesjonalistów, ale nie wiesz, czy lepsza jest księgowość internetowa czy biuro rachunkowe w Twoim mieście? W dobie intensywnego rozwoju nowoczesnych technologii biura rachunkowe wychodzą naprzeciw potrzebom Klientów i oferują sprawny kontakt za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wiele z nich zapewnia także dostęp do specjalnego panelu, który umożliwia sprawne przesyłanie dokumentów bez konieczności wizyt na poczcie. Dlatego też firmy z Warszawy bez obaw mogą wybrać outsourcing księgowości z biurem rachunkowym z Poznania lub innego miasta, zyskując tak samo profesjonalną opiekę.

Jeśli chcesz powierzyć swoje rozliczenia ekspertom, skontaktuj się z kancelarią podatkową Noblesse w Poznaniu.

by empressia

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Prowadzisz swoją firmę i chcesz znaleźć dobre biuro rachunkowe, które kompleksowo zajmie się księgowością? Zastanawiasz się, jakie usługi zlecić specjalistom i na co zwracać uwagę podczas podejmowania współpracy z księgowym? Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, jak wybrać biuro rachunkowe, by być w pełni zadowolonym.

Dobre biuro rachunkowe to wykwalifikowani księgowi

Kto może otworzyć i prowadzić biuro rachunkowe? Od 2014 roku ustawodawcy postanowili zmniejszyć wymagania i dlatego też biuro rachunkowe może założyć każdy, kto:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie był karany,
• posiada polisę OC.

Tym samym zniknął wcześniejszy wymóg posiadania kwalifikacji i certyfikatu księgowego. Niemniej jednak dobre biuro rachunkowe zatrudnia księgowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów, którzy mają specjalne uprawnienia i licencje ministra finansów. Warto zwrócić także uwagę, czy:

• biuro księgowe może pochwalić się certyfikatem Centrum Informacji Ksiegowej — jest to instytucja, która weryfikuje biura księgowe oraz rachunkowe, a także przeprowadza egzaminy dla księgowych;
• dany specjalista uczestniczy w szkoleniach i kursach — dzięki temu poszerza i rozwija swoją wiedzę, a także na bieżąco analizuje zmieniające się przepisy podatkowe;
• specjalista dysponuje ubezpieczeniem OC (od odpowiedzialności cywilnej) i jaka jest suma ubezpieczenia.
• Ubezpieczenie sprawia, że masz prawo domagać się odszkodowania w przypadku popełnienia błędów w rozliczeniach. Warto sprawdzić zakres polisy i dowiedzieć się, czy ta obejmuje także usługi kadrowo-płacowe, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, ryczałt, kartę podatkową, rozliczenia z ZUS — takie usługi nie są objęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC.

W dobrych biurach rachunkowych zyskasz wykwalifikowanego księgowego, któremu powierzysz kompleksowe prowadzenie księgowości Twojej firmy. Dedykowany księgowy będzie zajmował się  rachunkowo-podatkowymi kwestiami Twojej firmy, dzięki czemu tylko jedna osoba będzie się z Tobą kontaktować i prowadzić rozliczenia pod stałym nadzorem menedżera czy dyrektora biura. Jeśli nie wiesz, jak wybrać dobre biuro rachunkowe, skorzystaj z porad znajomych oraz opinii w internecie (np. opinie Google).

Dobre biuro rachunkowe to regularny kontakt z Klientem

Jeśli nie masz odpowiedniej wiedzy podatkowej czy księgowej, potrzebujesz dobrego biura rachunkowego, czyli takiego, które stale informuje Cię o Twoich sprawach. Przed pojęciem decyzji i wyborem biura, warto zweryfikować, czy Klienci chwalą stały kontakt — mailowy i telefoniczny, czy specjaliści wyczerpująco odpowiadają na pojawiające się pytania i wątpliwości, czy oddzwaniają. Jeśli często wyjeżdżasz, wybierz takie biuro rachunkowe, które oferuje możliwość przesyłania dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej (mail, specjalny panel Klienta dostępny online).

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym

W obliczu wejścia w życie rozporządzenia Unii Europejskiej dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO), warto zweryfikować, w jaki sposób biuro rachunkowe przetwarza nasze dane osobowe. RODO zobowiązuje biura rachunkowe do:

• podpisania z Klientem umowy o powierzeniu danych osobowych,
• odpowiedniego zabezpieczenia danych — własnych i powierzonych przez Klientów,
• przetwarzania danych osobowych jedynie w celu świadczenia usług (a nie np. reklamowania biura księgowego),
• sporządzania rejestrów przetwarzania danych osobowych.

Poznaj warunki współpracy

Przed podpisaniem umowy o współpracy z biurem rachunkowym, należy zadać kilka istotnych pytań, by dowiedzieć się, jak działa dany podmiot. O czym warto wiedzieć?

• W jakich godzinach możemy liczyć na pomoc specjalistów i czy w nagłych przypadkach możemy kontaktować się poza godzinami pracy biura?
• Czy będziemy otrzymywać przypomnienia o zbliżających się terminach płatności, np. podatku? Jeśli tak, to w jakiej formie — telefonicznej, mailowej, SMS-owej?
• Czy dokumenty będziemy mogli wysyłać drogą elektroniczną i czy będziemy mieli dostęp do indywidualnego panelu Klienta?
• Czy dane biuro rachunkowe wykorzystuje w swojej pracy specjalistyczne programy księgowe i systemy ERP (np. Optima), które pozwalają na wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną bezpośrednio do określonych organów i oparte są na w pełni aktualizowanych przepisach?
• Czy biuro będzie przechowywać dokumenty w swojej siedzibie?

Dobre biuro rachunkowe – poznaj zakres usług

Chcąc znaleźć dobre biuro rachunkowe, warto zorientować się, w jakiej dziedzinie się specjalizuje i jaki zakres usług oferuje. Zakres usług danego podmiotu może obejmować:

• kadry i płace,
• doradztwo podatkowe,
• usługi księgowe (pełna księgowość, Księga Przychodów i Rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, Karta podatkowa),
• audyt podatkowy,
• pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej i spółek

oraz wiele innych.

Pamiętajmy, że kluczowym czynnikiem decydującym o wyborze konkretnych specjalistów, nie powinna być cena. Biura zatrudniające wykwalifikowanych specjalistów, świadczących profesjonalnie usługi księgowe i rachunkowe, mają wyższe ceny za usługi ale rekompensatą jest pewność, że nasze rozliczenia z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych będą wykonane prawidłowo. Oczywiście warto zebrać kilka ofert, rozeznać rynek i wybrać ten podmiot, który zapewnia wysoką jakość w optymalnej cenie.

Dobre biuro rachunkowe — czyli jakie?

Dobre biuro rachunkowe:

• dba o poufność danych i rozliczeń swoich Klientów,
• wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach zapłaty z odpowiednim wyprzedzeniem,
• wdrożyło zasady wymagane przez rozporządzenie Unii Europejskiej — RODO,
• dba o kompleksową obsługę Klienta z pomocą dedykowanego księgowego, mającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie,
• reprezentuje Klientów przed Urzędem Skarbowym w razie kontroli,
• zatrudnia księgowych, którzy są terminowi, skrupulatni i nie popełniają błędów.

Chcesz znaleźć dobre biuro rachunkowe w Poznaniu? Postaw na Kancelarię Doradztwa Podatkowego i Rachunkowości Noblesse, która oferuje kompleksowe usługi księgowe (w tym uproszczoną i pełną księgowość, ryczałt, pomoc w zakładaniu spółek) oraz doradztwo podatkowe. Zapraszamy do kontaktu!

by empressia

Pracownicze plany kapitałowe

Wielu Polaków zastanawia się, jak oszczędzać pieniądze na emeryturę. Odpowiedzią na ich potrzeby są Pracownicze Plany Kapitałowe, czyli system oszczędności wspierany przez pracodawcę oraz Państwo, dzięki któremu gromadzone będą środki na przyszłą emeryturę.

Pracownicze Plany Kapitałowe – co to jest?

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe? To powszechny system prywatnego, długofalowego oszczędzania środków na emeryturę. Fundusze będą pochodzić od:

• pracownika,
• pracodawcy,
• Państwa.

Powstanie pracowniczych planów kapitałowych związane jest z wejściem w życie Ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, co nastąpiło 1 stycznia 2019. Za założenie PPK odpowiedzialne będą wszystkie podmioty, które zatrudniają co najmniej 1 osobę podlegającą obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu na podstawie określonych tytułów. Wśród podmiotów zatrudniających znajdują się:

• pracodawcy,
• zleceniodawcy,
• nakładcy,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych,
• podmioty, w których działa rada nadzorcza, pod warunkiem, że członkowie tej rady otrzymują wynagrodzenie za pełnioną funkcję.

Podmiot zatrudniający podejmuje współpracę z instytucją finansową na podstawie umów:

• o zarządzanie PPK,
• o prowadzeniu PPK (podpisywaną w imieniu zatrudnionych i na ich rzecz).

Wówczas instytucja finansowa tworzy specjalne, imienne rachunki dla każdej z zatrudnionych osób, na których będą gromadzone środki. Do systemu pracodawca automatycznie zapisuje wszystkich zatrudnionych pomiędzy 18. a 55. rokiem życia. Osoby po 55. roku życia zapisują się na swój wniosek. Do programu nie mogą przystąpić osoby powyżej 70. roku życia. Z PPK można się wypisać na własny wniosek, jednak po upływie 4 lat pracodawca ponownie będzie zapisywał do programu wszystkie osoby zatrudnione, również te, które wcześniej zrezygnowały.

Plany kapitałowe dla pracowników – zasady prowadzenia i kwoty wpłat

Pracowniczy program kapitałowy zakłada, że oszczędności pochodzą zarówno od pracownika, pracodawcy, jak i od Państwa. Wpłaty od pracownika to:

• wpłata podstawowa – wynosi od 0,5 do 2% miesięcznego wynagrodzenia; wpłata poniżej 2% możliwa jest wówczas, gdy miesięczne wynagrodzenie pracownika nie przekracza 120% średniego miesięcznego wynagrodzenia w kraju;
• wpłata dodatkowa – maksymalnie 2% miesięcznego wynagrodzenia; o wysokości wpłaty decyduje pracownik.

Środki zgromadzone na koncie pracowniczego programu kapitałowego to także kwoty wpłacane przez podmiot zatrudniający – są to: wpłata podstawowa wynosząca 1,5% i wpłata dodatkowa w wysokości 2,5% miesięcznego wynagrodzenia brutto. Fundusz wspiera również Państwo – każdy pracownik, dla którego utworzono w trwającym lub poprzednim kwartale PPK, otrzyma 250 złotych na powitanie, pod warunkiem, że przez 3 miesiące będą za niego dokonywane wpłaty podstawowe. Dodatkowe 240 złotych na rok otrzyma pracownik, którego suma wpłat w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia lub 25% kwoty wpłat podstawowych liczonych od sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia (dla pracowników z wpłatą podstawową poniżej 2%).

Wpłaty są obliczane z wynagrodzenia brutto pracownika, ale potrącane z wynagrodzenia netto – podmiot zatrudniający oblicza wysokość wpłat – swojej i pracownika – i wpłaca je na indywidualne konto do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środki te zostały pobrane.

Jaką instytucję finansową wybrać?

Pracownicze Plany Kapitałowe zakładają, że środki gromadzone będą na rachunkach prowadzonych przez instytucje finansowe. Pracodawca, w porozumieniu z pracownikami, może wybrać:

• zakład ubezpieczeń na życie,
• towarzystwo funduszy inwestycyjnych,
• powszechne lub pracownicze towarzystwo emerytalne.

Każda z tych instytucji, by prowadzić pracownicze plany kapitałowe, musi:

• mieć co najmniej 3-letnie doświadczenie w zarządzaniu aktywami,
• dysponować kapitałem w wysokości min. 25 000 000 złotych,
• utworzyć co najmniej 8 funduszy zdefiniowanej daty, które spełniają ustawowe warunki,
• zostać wpisana do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Kiedy pracownicy przystąpią do Pracowniczych Planów Kapitałowych?

Pracownicze Plany Kapitałowe będą wchodzić w życia stopniowo. Ustawa przewiduje kilka dat związanych z wprowadzeniem programu w przedsiębiorstwach:

• 1 lipca 2019 – wówczas Pracownicze Plany Kapitałowe będą obowiązkowe dla podmiotów zatrudniających minimum 250 pracowników;
• 1 stycznia 2020 – Pracownicze Plany Emerytalne utworzą podmioty, które zatrudniały co najmniej 50 pracowników na dzień 30 czerwca 2019;
• 1 lipca 2020 – Pracownicze Plany Kapitałowe staną się obowiązkowe dla podmiotów zatrudniających minimum 20 osób;
• 1 stycznia 2021 – PPK wprowadzą pozostali pracodawcy oraz jednostki sektora finansów publicznych.

Co stanie się z pieniędzmi zgromadzonymi na rachunkach prowadzonych w ramach PPK?

Pracowniczy program kapitałowy zakłada, że zgromadzone środki są własnością prywatną – w ten sposób ustawodawca chciał uniknąć powtórzenia sytuacji związanej z likwidacją OFE. Oszczędności:

• będą podlegały dziedziczeniu,
• będą częścią małżeńskiej wspólności majątkowej.

W okresie prowadzenia PPK środki będą inwestowane w spółkach publicznych, stosownie do wieku uczestnika – wraz z wiekiem powinno maleć ryzyko inwestycji środków. Możliwa będzie również wypłata funduszy w określonych sytuacjach:

• po 60. roku życia nastąpi jednorazowa wypłata 25% zgromadzonych środków; pozostała część będzie wypłacana w 120 miesięcznych ratach;
• 25% bez konieczności zwrotu zostanie wypłacone w razie poważnej choroby uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka;
• w przypadku żądania zwrotu środków – wówczas jednak pracownik otrzyma tylko część zgromadzonych pieniędzy i będzie musiał zapłacić podatek dochodowy.

Pracownicze Plany Kapitałowe są odpowiedzią na coraz mniej wydajny system emerytalny w Polsce – podczas gdy rośnie liczba osób starszych, nie wzrasta liczba urodzeń, stąd na emerytury będzie w przyszłości pracować znacznie mniej osób w wieku produkcyjnym.Uczestnictwo w Pracowniczych Planach Kapitałowych pozwoli na otrzymanie dodatkowych środków, gwarantując godne życie po zakończeniu aktywności zawodowej. Każdy pracodawca ma obowiązek podjęcia współpracy z instytucją finansową w ramach PPK, w związku z czym potrzebuje fachowej pomocy. Tę oferuje biuro rachunkowe Noblesse, które prowadzi kadry i płace, a także zapewnia profesjonalne usługi księgowe dla firm.

by empressia

Nowe obowiązki pracodawcy od 2019 roku

W prawie pracy w ostatnich latach mamy do czynienia z nieustającymi zmianami. W roku 2019 również nie obędzie się bez rewolucyjnych modyfikacji w tym zakresie. Zmiany te oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych. Poniżej prezentujemy listę najważniejszych tematów.

E-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Od 01 stycznia 2019 roku nowe regulację dadzą pracodawcy możliwość wyboru, w jakiej formie chce przechowywać dokumentacja pracowniczą – w formie papierowej, czy elektronicznej. Zniesiony zostanie bowiem obowiązek prowadzenia akt osobowych w formie papierowej.

Przejście z formy papierowej na elektroniczną, będzie wymagało sporządzenia np. skanu dokumentu i opatrzenia go:

1. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub
2. Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub
3. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Nowym obowiązkiem dla pracodawcy będzie konieczność poinformowania pracowników, o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Równocześnie pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę również obowiązek poinformowania byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej będzie można zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Od 01 stycznia 2019 roku, dla wszystkich nowo zatrudnionych pracowników okres ten skróci się do 10 lat.

Nowe przepisy pozwolą na skrócenie tego okresu również dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, o ile zostaną spełnione poniższe warunki:

1. Pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OSW (jest to deklaracja pracodawcy zobowiązująca do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.) oraz,
2. Raport informacyjny ZUS RIA (zakres danych przedstawionych w tym raporcie będzie umożliwiał ZUS przyznanie świadczeń emerytalno-rentowych bez przekazywania dodatkowej dokumentacji ze strony pracodawcy), za wszystkich pracowników i zleceniobiorców.

Nie ulega natomiast zmianie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 01 stycznia 1999.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

W związku ze zmianą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawcy od 2019 roku będą mieli nowy obowiązek wobec pracowników. Wraz ze świadectwem pracy będzie trzeba wydawać pracownikom informacje o (w wersji papierowej lub elektronicznej):

1. okresie przechowywania akt osobowych,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Co ważne, pracodawca będzie zobowiązany wskazać w tej informacji konkretne daty, gdyż niewystarczające będzie wskazanie jedynie zapisów z kodeksu pracy dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowe zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia

Od nowego roku podstawową formą będzie wypłata wynagrodzenia na konto bankowe pracownika. Jeśli pracownik będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku – w przeciwnym razie pracodawca będzie zobligowany do wypłaty wynagrodzenia na wskazany przez pracownik rachunek bankowy.

Pracownicy, którzy przed 01 stycznia 2019 r. pobierali wynagrodzenie w gotówce, w celu kontynuacji tego sposobu wypłaty wynagrodzenia, będą musieli złożyć do pracodawcy wniosek, o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Do dnia 22 stycznia 2019 pracodawca ma czas na poinformowanie pracowników, którym wypłaty realizowane są w gotówce o obowiązku podania przez nich w ciągu 7 dni numeru konta bankowego, na które ma być realizowany przelew wynagrodzenia lub złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW
Składając ten dokument, pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to będzie można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Będzie istniała również możliwość wycofania tego dokumentu, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raport informacyjny ZUS RIA
Dokumentem, który będzie trzeba przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń emerytalno-rentowych.

Powstanie obowiązek złożenia tego raportu za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Terminowe złożenie raportów jest warunkiem zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Niedopełnienie tego warunku oznacza dla pracodawcy obowiązek przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA
Nowy formularz, który będzie przekazywany w komplecie rozliczeniowym, będzie zawierał dodatkowe informacje o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Niniejszy raport będzie wysyłany w określonych okolicznościach, tj. wyłącznie za okresy, w których wystąpi przychód należny za inny rok kalendarzowy, niż rok którego dotyczy raport RPA, np. wypłata trzynastej pensji za poprzedni rok.

Zmiany na dokumencie ZUS DRA
W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie natomiast blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty, w którym będzie trzeba dokonać rozliczenia składek.

Zmiany na dokumencie ZUS ZWUA
Od 01 stycznia 2019 r. na formularzu ZUS ZWUA (za pomocą którego dokonuje się wyrejestrowania pracownika), pracodawca będzie miał obowiązek przekazania dodatkowo poniższych informacji:

1. Datę i tryb rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego,
2. Podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego,
3. Z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana.

PIT-8C i PIT-11 za 2018 r. trzeba przygotować i wysłać do 31 stycznia 2019 r.

Od 2019 r. skróceniu o miesiąc ulegnie termin, w jakim płatnicy zobowiązani do sporządzenia informacji podatkowych takich jak PIT-11, PIT-8C, PIT-R, będą je przekazywać do fiskusa. Według zmian w ustawie o pdof pracodawcy będą musieli przesłać te informacje do końca stycznia 2019 r.

Bez zmian pozostaje natomiast termin ich przesyłania podatnikowi (tj. pracownikowi czy zleceniobiorcy) – czyli do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Co również istotne, PIT-y za 2018 rok należy wysłać do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie. Nie będzie już możliwości składania ich w formie papierowej.

Jeśli chcą się Państwo dowiedzieć więcej na temat nadchodzących zmian lub potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z Kancelarią Noblesse.

 

 

– Marta H., Departament Kadr i Płac