Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Prowadzisz swoją firmę i chcesz znaleźć dobre biuro rachunkowe, które kompleksowo zajmie się księgowością? Zastanawiasz się, jakie usługi zlecić specjalistom i na co zwracać uwagę podczas podejmowania współpracy z księgowym? Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, jak wybrać biuro rachunkowe, by być w pełni zadowolonym.

Dobre biuro rachunkowe to wykwalifikowani księgowi

Kto może otworzyć i prowadzić biuro rachunkowe? Od 2014 roku ustawodawcy postanowili zmniejszyć wymagania i dlatego też biuro rachunkowe może założyć każdy, kto:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie był karany,
• posiada polisę OC.

Tym samym zniknął wcześniejszy wymóg posiadania kwalifikacji i certyfikatu księgowego. Niemniej jednak dobre biuro rachunkowe zatrudnia księgowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów, którzy mają specjalne uprawnienia i licencje ministra finansów. Warto zwrócić także uwagę, czy:

• biuro księgowe może pochwalić się certyfikatem Centrum Informacji Ksiegowej — jest to instytucja, która weryfikuje biura księgowe oraz rachunkowe, a także przeprowadza egzaminy dla księgowych;
• dany specjalista uczestniczy w szkoleniach i kursach — dzięki temu poszerza i rozwija swoją wiedzę, a także na bieżąco analizuje zmieniające się przepisy podatkowe;
• specjalista dysponuje ubezpieczeniem OC (od odpowiedzialności cywilnej) i jaka jest suma ubezpieczenia.
• Ubezpieczenie sprawia, że masz prawo domagać się odszkodowania w przypadku popełnienia błędów w rozliczeniach. Warto sprawdzić zakres polisy i dowiedzieć się, czy ta obejmuje także usługi kadrowo-płacowe, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, ryczałt, kartę podatkową, rozliczenia z ZUS — takie usługi nie są objęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC.

W dobrych biurach rachunkowych zyskasz wykwalifikowanego księgowego, któremu powierzysz kompleksowe prowadzenie księgowości Twojej firmy. Dedykowany księgowy będzie zajmował się  rachunkowo-podatkowymi kwestiami Twojej firmy, dzięki czemu tylko jedna osoba będzie się z Tobą kontaktować i prowadzić rozliczenia pod stałym nadzorem menedżera czy dyrektora biura. Jeśli nie wiesz, jak wybrać dobre biuro rachunkowe, skorzystaj z porad znajomych oraz opinii w internecie (np. opinie Google).

Dobre biuro rachunkowe to regularny kontakt z Klientem

Jeśli nie masz odpowiedniej wiedzy podatkowej czy księgowej, potrzebujesz dobrego biura rachunkowego, czyli takiego, które stale informuje Cię o Twoich sprawach. Przed pojęciem decyzji i wyborem biura, warto zweryfikować, czy Klienci chwalą stały kontakt — mailowy i telefoniczny, czy specjaliści wyczerpująco odpowiadają na pojawiające się pytania i wątpliwości, czy oddzwaniają. Jeśli często wyjeżdżasz, wybierz takie biuro rachunkowe, które oferuje możliwość przesyłania dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej (mail, specjalny panel Klienta dostępny online).

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym

W obliczu wejścia w życie rozporządzenia Unii Europejskiej dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO), warto zweryfikować, w jaki sposób biuro rachunkowe przetwarza nasze dane osobowe. RODO zobowiązuje biura rachunkowe do:

• podpisania z Klientem umowy o powierzeniu danych osobowych,
• odpowiedniego zabezpieczenia danych — własnych i powierzonych przez Klientów,
• przetwarzania danych osobowych jedynie w celu świadczenia usług (a nie np. reklamowania biura księgowego),
• sporządzania rejestrów przetwarzania danych osobowych.

Poznaj warunki współpracy

Przed podpisaniem umowy o współpracy z biurem rachunkowym, należy zadać kilka istotnych pytań, by dowiedzieć się, jak działa dany podmiot. O czym warto wiedzieć?

• W jakich godzinach możemy liczyć na pomoc specjalistów i czy w nagłych przypadkach możemy kontaktować się poza godzinami pracy biura?
• Czy będziemy otrzymywać przypomnienia o zbliżających się terminach płatności, np. podatku? Jeśli tak, to w jakiej formie — telefonicznej, mailowej, SMS-owej?
• Czy dokumenty będziemy mogli wysyłać drogą elektroniczną i czy będziemy mieli dostęp do indywidualnego panelu Klienta?
• Czy dane biuro rachunkowe wykorzystuje w swojej pracy specjalistyczne programy księgowe i systemy ERP (np. Optima), które pozwalają na wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną bezpośrednio do określonych organów i oparte są na w pełni aktualizowanych przepisach?
• Czy biuro będzie przechowywać dokumenty w swojej siedzibie?

Dobre biuro rachunkowe – poznaj zakres usług

Chcąc znaleźć dobre biuro rachunkowe, warto zorientować się, w jakiej dziedzinie się specjalizuje i jaki zakres usług oferuje. Zakres usług danego podmiotu może obejmować:

• kadry i płace,
• doradztwo podatkowe,
• usługi księgowe (pełna księgowość, Księga Przychodów i Rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, Karta podatkowa),
• audyt podatkowy,
• pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej i spółek

oraz wiele innych.

Pamiętajmy, że kluczowym czynnikiem decydującym o wyborze konkretnych specjalistów, nie powinna być cena. Biura zatrudniające wykwalifikowanych specjalistów, świadczących profesjonalnie usługi księgowe i rachunkowe, mają wyższe ceny za usługi ale rekompensatą jest pewność, że nasze rozliczenia z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych będą wykonane prawidłowo. Oczywiście warto zebrać kilka ofert, rozeznać rynek i wybrać ten podmiot, który zapewnia wysoką jakość w optymalnej cenie.

Dobre biuro rachunkowe — czyli jakie?

Dobre biuro rachunkowe:

• dba o poufność danych i rozliczeń swoich Klientów,
• wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach zapłaty z odpowiednim wyprzedzeniem,
• wdrożyło zasady wymagane przez rozporządzenie Unii Europejskiej — RODO,
• dba o kompleksową obsługę Klienta z pomocą dedykowanego księgowego, mającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie,
• reprezentuje Klientów przed Urzędem Skarbowym w razie kontroli,
• zatrudnia księgowych, którzy są terminowi, skrupulatni i nie popełniają błędów.

Chcesz znaleźć dobre biuro rachunkowe w Poznaniu? Postaw na Kancelarię Doradztwa Podatkowego i Rachunkowości Noblesse, która oferuje kompleksowe usługi księgowe (w tym uproszczoną i pełną księgowość, ryczałt, pomoc w zakładaniu spółek) oraz doradztwo podatkowe. Zapraszamy do kontaktu!