Urlop bezpłatny nie zmienia niczego w zakresie możliwości korzystania przez pracownika z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Co ważne, również za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym powinien być naliczany odpis podstawowy na fundusz socjalny. Mimo tego, można spotkać się także z poglądem przeciwnym, który jednak nie znajduje wprost podstaw w przepisach.
W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie wykonuje pracy, a pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia – w tym czasie ulegają zawieszeniu zobowiązania wynikające z zatrudnienia. Jednakże zawieszenie stosunku pracy nie oznacza jego rozwiązania, bowiem osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym jest nadal pracownikiem, co jest istotne m. in. w kontekście przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS
Ustawodawca w art. 2 wymienił osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS, są nimi:
- pracownicy danego zakładu pracy i członkowie ich rodzin,
- emeryci i renciści oraz członkowie ich rodzin,
- inne osoby, którym przyznano taką możliwość w regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS.
Ważne: Dwie pierwsze grupy są uprawnione do korzystania z ZFŚS na mocy ustawy i pracodawca nie może wyłączyć tego uprawnienia w przepisach regulaminu ZFŚS.
Ustawa o ZFŚS nie zawiera żadnych wyłączeń spod pojęcia pracownika, nie wprowadza również definicji tego pojęcia odrębnej od zawartej art. 2 kodeks/u pracy, który za pracownika uznaje osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Fakt przebywania na urlopie bezpłatnym nie pozbawia „przynależności” do grona pracowników, tym samym nie pozbawia możliwości korzystania ze środków ZFŚS. Wyłączenie osób przebywających na urlopach bezpłatnych z grona osób mogących uzyskiwać wsparcie ze środków funduszu byłoby ograniczeniem ustawowego katalogu osób uprawnionych.
Ważne: Oceniając istnienie uprawnienia do korzystania z ZFŚS przez pracownika, nie bierzemy pod uwagę rodzaju umowy o pracę, stanowiska, wymiaru czasu pracy, jak również tego, czy zatrudnienie jest aktywnie wykonywane. Osoby na urlopach np. wychowawczych czy bezpłatnych nie tracą możliwości korzystania ze środków funduszu.
Przykład: Pracownik przebywający od roku na urlopie bezpłatnym złożył wniosek o zapomogę socjalną w związku z pożarem domu. Zapomoga może być przyznana na ogólnych zasadach wynikających z regulaminu ZFŚS. Nie można odmówić jej wypłaty w oparciu o to, że pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym.
Odpisy na ZFŚS
Podobnie należy podejść do odpisów na ZFŚS. Podstawę naliczenia odpisu podstawowego na ZFŚS stanowi przeciętna, planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym w przeliczeniu na pełne etaty. W liczbie zatrudnionych, od której uzależniony jest odpis podstawowy, nie uwzględnia się pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze, a także pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Na obie te grupy dokonywane są odpisy w innej wysokości, stąd odrębnie ustala się stan zatrudnienia.
W „przeciętnej liczbie osób zatrudnionych” pracodawca powinien uwzględnić:
- osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy bez względu na podstawę nawiązania zatrudnienia (umowa o pracę, wybór, mianowanie, powołanie, spółdzielcza umowa o pracę),
- pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich, wychowawczych,
- pracowników niezdolnych do pracy z powodu choroby, nieobecnych z innego powodu, w tym także pracowników na urlopach bezpłatnych.
Taką też opinię dotyczącą odpisów na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych wyraziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 19 maja 2015 r., stwierdzając, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym.
Podstawa prawna:
