LEGAL ALERT – nowa stawka diety za delegacje krajowe

Od 28 lipca w podróżach służbowych na terenie kraju dieta wynosi 38 zł. Nowa stawka będzie musiała być stosowana przez wszystkich pracodawców – zarówno należących do państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, jak i pracodawców spoza sfery budżetowej (dla nich będzie to stawka minimalna, w regulacjach wewnętrznych mogą przewidywać kwotę wyższą).

Do 27 lipca włącznie obowiązuje dotychczasowa wysokość diety za dobę podróży na terenie kraju wynosząca 30 zł. Zmiana rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wchodzi w życie 28 lipca. Nowelizacja zmieniła jedynie samą kwotę diety, nie objęła jej przeznaczenia czy sposobu ustalania.

Dieta

Dieta za czas podróży służbowej na terenie kraju przeznaczona jest na zwiększone koszty wyżywienia. Jest to świadczenie znacząco inne od diety przy podróżach zagranicznych, która ma pokrywać pełne koszty wyżywienia oraz (25 proc. diety) inne drobne wydatki powstałe podczas podróży. Trudno jest znaleźć uzasadnienie dla takiego rozróżnienia. Ani nie jest to uzasadnione odległościami (wyjazd zagraniczny może być wyjazdem na odległość kilku kilometrów), ani poziomem cen wyżywienia (który jakkolwiek się różni w poszczególnych państwach to  nie jest to wydatek kilkukrotnie wyższy, w wielu zresztą przypadkach można mówić o wyższych kosztach w Polsce niż w innym kraju). Wydaje się, że podział ten jest pewnym pokłosiem dosyć dawnego podejścia uznającego tradycyjnie wyjazdy zagraniczne za coś wyjątkowego oraz szczególnie obciążającego finansowo.

W taki też sposób należy podejść do obecnej podwyżki diety. Wzrost kwoty do 38 zł (o 8 zł) po ponad 9 latach trudno uznać za odpowiadający realnemu wzrostowi obciążeń. Raczej nie wykażemy realnie, że o te 38 zł zwiększa się koszt całodziennego wyżywienia nabywanego w punktach gastronomicznych (raczej nie mówmy o restauracjach) w porównaniu z wydatkami domowymi na nie.

Czas podróży i wyżywienie

Dietę ustalamy w zależności od długości trwania podróży krajowej:

  • jeśli  trwa nie dłużej niż dobę:
    • poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,
    • powyżej 12 godzin – przysługuje w pełnej wysokości;
  •  
  • jeśli trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – 1/2 diety,
    • ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
  •  

Dieta nie przysługuje pracownikowi, jeżeli:

  • podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,
  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
  • pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przykład: Pracownik pojechał w podróż służbową krajową, która trwała równe godzin. Przysługuje mu połowa diety.

Należność obniża się o zapewnione pracownikowi nieodpłatne posiłki. Dotyczy to sytuacji, w których pracownik uzyskał posiłek w związku z zatrudnieniem – nabyty wprost przez pracodawcę, opłacony pośrednio (w tym opłacony w cenie noclegu), zapewniony przez instytucję, do której się udał, czy kontrahenta pracodawcy. W oczywisty sposób na dietę nie wpływają posiłki spożyte u rodziny, znajomych itp.

Obniżenie o zapewnione posiłki następuje procentowo, przy zastosowaniu wartości wskazanych w rozp. w sprawie świadczeń z tytułu podróży służbowej (błędem byłoby obniżenie o wartość zapewnionego posiłku), przy czym wartości procentowe należy ustalać od kwoty diety za dobę podróży:

  • śniadanie –  25 proc. diety (od 28 lipca 9,5 zł),
  • obiad – 50 proc. diet (od 28 lipca 19 zł),
  • kolacja – 25 proc. diety (od 28 lipca 9,5 zł).

Podroż na przełomie 27 i 28 lipca

Rozporządzenie zmieniające przewiduje jedynie wyższa stawkę diety krajowej i wskazuje na termin wejścia w życie zmian. Nie zawiera przepisów przejściowych, które regulowałyby rozliczenie podróży służbowych trwających w dniu, od którego obowiązuje kwota 38 zł  zamiast 30 zł.

Dietę ustalamy za czas ciągły liczony od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Doba podróży służbowej to zatem 24 godziny, które nie pokrywają się z dobą kalendarzową (chyba że pracownik wyjechał w delegację równo o północy). Nowa stawka obowiązuje zaś od początku 28 lipca – od godz. 0.00. Wpływa to na konieczność szczególnego ustalenia diety za dobę podróży rozpoczętą 27 lipca i kończącą się 28 lipca.

Konieczne jest w takim przypadku proporcjonalne rozliczenie diety za tę dobę podróży. Nieprawidłowe byłoby przyjęcie całościowo stawki starej lub nowej.

Przykład: Pracownik wyjechał w podróż służbową z Krakowa do Poznania 25 lipca o godz. 9.00, powrócił do Krakowa 29 lipca o godz. 17.00.

Podróż trwała 4 pełne doby (liczone od 9.00 do 9.00) oraz 8 godzin. Pracownikowi przysługują zatem 4 pełne diety i ½ za równe 8 godzin wykraczające poza pełną dobę (przy wyjeździe dłuższym niż doba cała dieta przysługuje za niepełną dobę trwania podróży dopiero po przekroczeniu 8 godzin).

Dobę rozpoczętą 27 lipca o 9.00 i kończącą się 28 lipca o 9.00 należy rozliczyć przy tym proporcjonalnie:

30 zł x 15/24 + 38 zł x 9/24 = 18,75 zł + 14,25 zł = 33 zł.

Za doby 25 lipca od 9.00 do 27 lipca do 9.00 przysługują dwie diety według stawki 30 zł za dobę (czyli 60 zł). Za dobę trwającą 9.00 28 lipca do 9.00 29 lipca 38 zł. Za niepełną dobę 9.00 29 lipca do 17.00 29 lipca 19 zł (½ z 38 zł).

Łącznie (przyjmując, że nie było zapewnionego wyżywienia) pracownik powinien otrzymać z tytułu diet 150 zł.

Niniejsza korespondencja nie stanowi czynności doradztwa podatkowego o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz.2117) i nie może stanowić podstawy do udzielania jakichkolwiek rekomendacji.

Dodaj komentarz