Zmiana stawki diety za czas podróży służbowej na terenie kraju wpływa wprost – niejako automatycznie – na podwyższenie ryczałtu na jazdy miejscowe (z 6 zł na 7,60 zł) oraz ryczałtu noclegowego (z 45 zł na 57 zł). Tak będzie jednak wówczas, gdy u pracodawcy spoza sfery budżetowej nie wprowadzono wartości kwotowych tych świadczeń.
28 lipca 2022 r. uległy zmianie przepisy rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nowelizacja ograniczyła się przy tym jedynie do podwyższenia wysokości diety za dobę podróży służbowej z 30 zł na 38 zł. Opierając się jednak na przepisach tego rozporządzenia, wyższa dieta wpłynie również na podwyższenie ryczałtu noclegowego oraz ryczałtu na jazdy miejscowe podczas delegacji krajowej.
Ryczałt noclegowy
Za nocleg podczas podróży służbowej krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety. Limit może zostać przekroczony w uzasadnionych przypadkach.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.
Ważne! W przypadku, gdy pracownik nie może przedstawić rachunku, rozliczenie faktycznych kosztów noclegu opierać się będzie na jego oświadczeniu o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości udokumentowania go rachunkiem (fakturą). Przedstawienie takiego oświadczenia nie pozwala na rozliczenie noclegu ryczałtem. Oczywiście oświadczenie może być przez pracodawcę weryfikowane.
Ryczałt noclegowy wyrażony jest w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych jako 150 proc. diety.
Przykład: W regulaminie wynagradzania obowiązującym w spółce X wskazano, że dieta za dobę podróży służbowej na terenie kraju wynosi 30 zł, ryczałt noclegowy 45 zł. Nie zmieniono zasad naliczania tych świadczeń.
Zmiana stawki diety obowiązująca od 28 lipca skutkuje koniecznością wypłacania od tego dnia diet w tej wysokości. Jest to niezależne od treści regulaminu wynagradzania. Zgodnie bowiem z art. 77(5) par. 4 k.p., dieta za czas podroży służbowej ustalona wewnętrznie u pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej nie może być niższa niż aktualna kwota diety za czas podróży krajowej. Możliwe jest więc obniżenie w stosunku do kwot z rozporządzenia diet za delegacje zagraniczne ale nie jest dopuszczalne obniżenie diety krajowej. Nawet zatem przy braku zmiany zapisów w regulaminie, od 28 lipca należy wypłacać dietę w wysokości 38 zł.
Tego świadczenia zatrudniony nie może się jednak domagać:
- za czas przejazdu,
- w sytuacji gdy pracodawca zapewnił mu możliwość bezpłatnego noclegu,
- gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Istotne jest również to, że świadczenie to może zostać wypłacone tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godz. 21.00 a 7.00.
Ryczałt na jazdy miejscowe
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Ryczałt nie przysługuje w następujących dwóch grupach sytuacji:
- jeśli pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów (np. dojeżdża samochodem wprost do punktu docelowego, z którego wprost wraca, miejsce docelowe jest bezpośrednio o obok dworca kolejowego, na którym wysiada z pociągu, wszystkie przejazdy zapewnia kontrahent pracodawcy, z którym spotkanie jest celem wyjazdu),
- jeśli pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Podwyższenie ryczałtu do 7,60 zł nieco urealnia to świadczenie, gdy od pewnego czasu kwota obowiązująca do 27 lipca (6 zł) była w niektórych miastach zbyt niska na dwa przejazdy, zaś dwa przejazdy w trakcie doby należy przyjąć jako minimum, na które standardowo przewidziany jest ten ryczałt.
Po zmianie także jednak w części miast będzie to kwota niewystarczająca na dwa przejazdy. W takim przypadku, przy faktycznej konieczności przemieszczania się, a zatem ponoszenia kosztów z tym związanych, należy przyjąć zasadę nadrzędną – pracodawca powinien pokryć koszty poniesione przez pracownika na realizację zadania służbowego. W związku z tym powinny być rozliczone zamiast ryczałtu faktyczne koszty jazd miejscowych w oparciu o przedstawione przez pracownika dokumenty (mogą być nimi np. skasowane bilety komunikacji miejskiej).
Podstawa prawna:
- art. 77(5) ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)
- par. 5, 8 i 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 ze zm.)
Niniejsza korespondencja nie stanowi czynności doradztwa podatkowego o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz.2117) i nie może stanowić podstawy do udzielania jakichkolwiek rekomendacji.
