Nowe obowiązki pracodawcy od 2019 roku

W prawie pracy w ostatnich latach mamy do czynienia z nieustającymi zmianami. W roku 2019 również nie obędzie się bez rewolucyjnych modyfikacji w tym zakresie. Zmiany te oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych. Poniżej prezentujemy listę najważniejszych tematów.

E-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Od 01 stycznia 2019 roku nowe regulację dadzą pracodawcy możliwość wyboru, w jakiej formie chce przechowywać dokumentacja pracowniczą – w formie papierowej, czy elektronicznej. Zniesiony zostanie bowiem obowiązek prowadzenia akt osobowych w formie papierowej.

Przejście z formy papierowej na elektroniczną, będzie wymagało sporządzenia np. skanu dokumentu i opatrzenia go:

1. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub
2. Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub
3. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Nowym obowiązkiem dla pracodawcy będzie konieczność poinformowania pracowników, o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Równocześnie pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę również obowiązek poinformowania byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej będzie można zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Od 01 stycznia 2019 roku, dla wszystkich nowo zatrudnionych pracowników okres ten skróci się do 10 lat.

Nowe przepisy pozwolą na skrócenie tego okresu również dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, o ile zostaną spełnione poniższe warunki:

1. Pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OSW (jest to deklaracja pracodawcy zobowiązująca do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.) oraz,
2. Raport informacyjny ZUS RIA (zakres danych przedstawionych w tym raporcie będzie umożliwiał ZUS przyznanie świadczeń emerytalno-rentowych bez przekazywania dodatkowej dokumentacji ze strony pracodawcy), za wszystkich pracowników i zleceniobiorców.

Nie ulega natomiast zmianie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 01 stycznia 1999.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

W związku ze zmianą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawcy od 2019 roku będą mieli nowy obowiązek wobec pracowników. Wraz ze świadectwem pracy będzie trzeba wydawać pracownikom informacje o (w wersji papierowej lub elektronicznej):

1. okresie przechowywania akt osobowych,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Co ważne, pracodawca będzie zobowiązany wskazać w tej informacji konkretne daty, gdyż niewystarczające będzie wskazanie jedynie zapisów z kodeksu pracy dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowe zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia

Od nowego roku podstawową formą będzie wypłata wynagrodzenia na konto bankowe pracownika. Jeśli pracownik będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku – w przeciwnym razie pracodawca będzie zobligowany do wypłaty wynagrodzenia na wskazany przez pracownik rachunek bankowy.

Pracownicy, którzy przed 01 stycznia 2019 r. pobierali wynagrodzenie w gotówce, w celu kontynuacji tego sposobu wypłaty wynagrodzenia, będą musieli złożyć do pracodawcy wniosek, o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Do dnia 22 stycznia 2019 pracodawca ma czas na poinformowanie pracowników, którym wypłaty realizowane są w gotówce o obowiązku podania przez nich w ciągu 7 dni numeru konta bankowego, na które ma być realizowany przelew wynagrodzenia lub złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW
Składając ten dokument, pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to będzie można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Będzie istniała również możliwość wycofania tego dokumentu, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raport informacyjny ZUS RIA
Dokumentem, który będzie trzeba przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń emerytalno-rentowych.

Powstanie obowiązek złożenia tego raportu za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Terminowe złożenie raportów jest warunkiem zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Niedopełnienie tego warunku oznacza dla pracodawcy obowiązek przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA
Nowy formularz, który będzie przekazywany w komplecie rozliczeniowym, będzie zawierał dodatkowe informacje o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Niniejszy raport będzie wysyłany w określonych okolicznościach, tj. wyłącznie za okresy, w których wystąpi przychód należny za inny rok kalendarzowy, niż rok którego dotyczy raport RPA, np. wypłata trzynastej pensji za poprzedni rok.

Zmiany na dokumencie ZUS DRA
W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie natomiast blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty, w którym będzie trzeba dokonać rozliczenia składek.

Zmiany na dokumencie ZUS ZWUA
Od 01 stycznia 2019 r. na formularzu ZUS ZWUA (za pomocą którego dokonuje się wyrejestrowania pracownika), pracodawca będzie miał obowiązek przekazania dodatkowo poniższych informacji:

1. Datę i tryb rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego,
2. Podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego,
3. Z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana.

PIT-8C i PIT-11 za 2018 r. trzeba przygotować i wysłać do 31 stycznia 2019 r.

Od 2019 r. skróceniu o miesiąc ulegnie termin, w jakim płatnicy zobowiązani do sporządzenia informacji podatkowych takich jak PIT-11, PIT-8C, PIT-R, będą je przekazywać do fiskusa. Według zmian w ustawie o pdof pracodawcy będą musieli przesłać te informacje do końca stycznia 2019 r.

Bez zmian pozostaje natomiast termin ich przesyłania podatnikowi (tj. pracownikowi czy zleceniobiorcy) – czyli do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Co również istotne, PIT-y za 2018 rok należy wysłać do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie. Nie będzie już możliwości składania ich w formie papierowej.

Jeśli chcą się Państwo dowiedzieć więcej na temat nadchodzących zmian lub potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z Kancelarią Noblesse.

 

 

– Marta H., Departament Kadr i Płac